1. Auditoría y actualización de contratos laborales
Revisa que todos los contratos laborales estén actualizados y reflejen las condiciones reales de trabajo y las vigencias de cada colaborador. Asegúrate de que los salarios, jornadas y puestos coincidan con la realidad operativa, y que se haya cubierto el pago de las prestaciones mínimas de ley, como el aguinaldo proporcional que se debe finiquitar antes del 20 de diciembre.
2. Revisión y pago de participación de los trabajadores en las utilidades (PTU)
Si generaste utilidades en el ejercicio fiscal anterior, verifica que el reparto de la PTU se haya realizado correctamente. Si no lo has hecho, asegúrate de tener la documentación contable lista para cumplir con esta obligación en tiempo y forma en el siguiente año, evitando posibles inspecciones y multas laborales.
3. Saneamiento de expedientes de personal
Aprovecha el cierre para depurar y ordenar todos los expedientes de personal. Confirma que contengan la documentación completa, incluyendo:
- Contratos firmados vigentes.
- Evidencia de vacaciones tomadas y gozadas.
- Cartas de renuncia o avisos de rescisión justificada (si aplica).
4. Expediente corporativo: Validación y actualización
Valida que el expediente corporativo de la sociedad esté en regla. Esto incluye la revisión de:
- Libros corporativos: Asegúrate de que los libros de Actas de Asamblea y de Registro de Acciones estén actualizados con los movimientos y resoluciones del año.
- Informes y cuentas: Confirma que tienes listos los informes del ejercicio social y los libros contables requeridos para la próxima asamblea ordinaria.
- Acciones actualizadas: Verifica que las acciones (títulos o anotaciones) reflejen la estructura accionaria actual de la sociedad.
5. Conciliación de contratos con proveedores y clientes
Revisa los contratos comerciales importantes que estén por vencer o que tengan cláusulas de renovación automática. Asegúrate de:
- Tener la documentación de acuerdos de nivel de servicio actualizada.
- Verificar que no haya incumplimientos que puedan generar litigios en el inicio del próximo año.
- Renovar los acuerdos con la claridad necesaria para el nuevo ciclo.
6. Evaluación de riesgos y litigios pendientes
Haz un corte de caja de todos los procedimientos judiciales, administrativos o arbitrales activos para:
- Estimar el riesgo financiero (provisiones contables).
- Confirmar el estatus de las demandas o reclamaciones.
- Priorizar aquellos litigios que requieren atención urgente en el inicio del próximo año.
7. Propiedad intelectual: Marcas y renovaciones
Realiza una auditoría de tus activos de Propiedad Intelectual para asegurar su vigencia y protección:
- Estatus de marcas: Revisa que las marcas ya concedidas estén vigentes y no requieran renovación próxima.
- Declaraciones de uso: Confirma que se presentaron las declaraciones de uso real y efectivo de la marca ante el IMPI (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial) en el plazo legal correspondiente.
- Trámites en proceso: Monitorea el estatus de cualquier trámite de registro de marca o patente que esté en proceso para actuar de inmediato ante requerimientos de la autoridad.
- Revisa que tus contratos cuenten con las cláusulas de Propiedad Intelectual correspondientes para evitar riesgos legales.
- Ten una base de datos en la que puedas monitorear tu archivo de Propiedad Intelectual para un mayor control.