En muchas empresas ya se utilizan firmas digitales para validar la recepción de recibos de nómina. Sin embargo, no todas las firmas son válidas conforme a la Ley Federal del Trabajo.
¿Qué requisitos debe cumplir una firma digital para que sea legalmente válida en la nómina?
Firma Electrónica Avanzada:
Debe estar basada en certificados digitales que identifiquen al trabajador de forma única y que estén bajo su control exclusivo. No basta con una imagen de firma o una rúbrica escaneada.
Sellado de tiempo y constancia de conservación (NOM-151):
La firma debe ir acompañada de un sello de tiempo emitido por un Prestador de Servicios de Certificación autorizado por la Secretaría de Economía.
Consentimiento del trabajador:
El trabajador debe aceptar expresamente el uso de medios digitales para recibir y firmar sus recibos, de preferencia por escrito o en formato digital registrado.
Evidencia de entrega y aceptación:
Es importante que la empresa conserve un mecanismo verificable de que el trabajador recibió el recibo, tuvo acceso y aceptó o firmó de manera expresa.
No cumplir con estos requisitos puede traducirse en riesgos legales ante revisiones del IMSS, SAT o incluso demandas laborales por diferencias salariales.